會議溝通是人們在日常工作中每天都可能會進行的事情，有效率的溝通往往能夠事半功倍。面對面的溝通當然是最有效率的,可以快速互動交換信息，可以聽到聲音, 看到肢體語言及面部表情,從而判斷虛實。然而，要做到面對面會議交談在某些情況下并不容易，尤其是異地的會議，也許要通過汽車、火車甚至飛機等交通工具，到達后還有進一步協調會議時間。顯然，這樣的會議成本是十分高昂的。所以，企業建設視頻會議系統有著重要的意義。

而隨著時代的發展，視頻會議系統現在被越來越廣泛的應用到各大企業用戶中，因其能使用戶實現適時組織遠程會議、遠程教育及遠程培訓等功能，從而得到用戶們的青睞。

與電話會議相比視頻會議系統具有直觀性強、信息量大等特點。遠程視頻會議系統不僅可以聽到聲音，還可以看到會議參加者，共同面對商討問題，研究圖紙、實物，與真實的會議無異，使每一個與會者確有身臨其境之感，并且視頻會議系統還可以同時提供文件傳真、靜止圖文傳遞等一系列輔助服務項目，當今的商務談判、學術交流、產品演示、來賓會見等等需要通過各種現代化音響、視頻設備等多種多媒體設備實現。此外，隨著計算機、通訊、網絡、多媒體監控等技術的快速發展和應用，會議室可以與遠方的會議室連接起來，召開或參加遠程視音頻會議。

視頻會議系統讓人們可以天崕咫尺,花極小的代價, 讓雙方在不同地理區域, 很容易地做到面對面開會溝通。這就是視頻會議系統所帶來的便利性，隨時都可做會議溝通，讓我們做事的效率大大提升。